Cách chuyển đổi tài liệu từ Microsoft Word sang PDF mà không cần cài thêm phần mềm

Trước đây để chuyển đổi tài liệu từ Word sang định dạng PDF bạn buộc phải cài đặt chương trình của bên thứ ba.  Hoặc bạn cần có sẵn phần mềm Adobe Acrobat. Có nhiều trang web cũng cung cấp chức năng chuyển Word sang PDF. Nhưng trong hầu hết các trường hợp, nó không cần thiết. Cách đây nhiều tháng, Microsoft đã bổ sung tính năng này trực tiếp vào các sản phẩm Microsoft Office, và nhiều người không để ý. Hãy gỡ cài đặt bất kỳ chương trình bên thứ ba nào bạn sử dụng vào lúc này. Và chuyển sang sử dụng Microsoft Office để tạo tệp PDF của bạn.

Bạn có thể đọc thêm bài: 7 Tips trong Microsoft Word bạn nên học ngay 

 

Trong bài viết này Học Mót xin chia sẻ đến bạn cách chuyển Word sang PDF. Với cách làm này bạn sẽ sử dụng ngay trên Microsoft Word 365 mà không cần đến phần mềm thứ ba nào. Mời bạn cùng theo dõi bài viết này nhé.

Các bước thực hiện chuyển đổi tài liệu Microsoft Word sang PDF

  1. Mở chương trình Microsoft Word
  2. Mở tài liệu hiện có mà bạn muốn chuyển từ định dạng Word sang PDF
  3. Tất cả những gì bạn cần làm bây giờ là thực hiện chức năng Save As
  4. Nhấp vào tab Tệp và chọn Lưu dưới dạng HOẶC nhấn F12 trên bàn phím
  5. Các Save As hộp thoại sẽ xuất hiện:

https://hocmotez.com/

  1. Nhập tên tệp mới nếu cần và chọn vị trí bạn muốn lưu tệp PDF vào
  2. Bây giờ hãy nhấp vào trình đơn thả xuống Lưu dưới dạng và chọn PDF (* .pdf) từ danh sách
  3. Bây giờ hãy nhấp vào Lưu
  4. Mở File Explorer ( Windows + E trên bàn phím) và điều hướng đến vị trí bạn đã lưu tệp PDF
  5. Tìm tệp và nhấp đúp để kiểm tra định dạng tệp

Nén kích thước tệp

Nếu bạn đã chuyển đổi tài liệu của mình ở định dạng Word sang PDF nhưng bạn thấy kích thước tệp quá lớn, bạn có thể cần thực hiện một số thay đổi để tối ưu hóa cho kích thước nhỏ hơn. Điều này đặc biệt hữu ích nếu tài liệu Word của bạn có một số lượng lớn hình ảnh / ảnh sẽ làm tăng kích thước tệp của tài liệu và cũng tạo ra tệp PDF có kích thước lớn hơn.

Theo mặc định, Microsoft Word có hai tùy chọn tối ưu hóa khi lưu dưới dạng PDF: Tiêu chuẩn (xuất bản trực tuyến và in) và Kích thước tối thiểu (xuất bản trực tuyến).

Để sử dụng tùy chọn Kích thước tối thiểu:

  1. Lặp lại quá trình trên để hiển thị hộp thoại Lưu dưới dạng
  2. Thay đổi menu thả xuống Lưu dưới dạng thành PDF (* .PDF)
  3. Từ cửa sổ Lưu dưới dạng , chọn tùy chọn Kích thước tối thiểu như hình dưới đây:
  4. Đảm bảo tên tệp và vị trí lưu tệp của bạn là chính xác, sau đó nhấp vào Lưu

Tài liệu tuân thủ PDF / A

Tài liệu tuân thủ PDF / A là định dạng tiêu chuẩn được sử dụng cho các tài liệu để giữ nguyên định dạng và tắt một số tính năng không thể lưu trữ. Xem Wikipedia để biết thêm thông tin .

Do đó, vẫn có thể tạo tài liệu tuân thủ PDF / A bằng bất kỳ sản phẩm Microsoft Office nào.

  1. Lặp lại quá trình trên để hiển thị hộp thoại Lưu dưới dạng
  2. Thay đổi menu thả xuống Lưu dưới dạng thành PDF (* .PDF)
  3. Nhấp vào nút Tùy chọn để hiển thị thêm chi tiết
  4. Các tùy chọn hộp thoại sẽ xuất hiện với các thiết lập bổ sung mà bạn có thể điều chỉnh cho file PDF của bạn.
  5. Bấm OK
  6. Đảm bảo tên tệp và vị trí lưu tệp của bạn là chính xác, sau đó nhấp vào Lưu
  7. Tệp PDF của bạn bây giờ sẽ được tạo

Hy vọng với những chia sẻ trong bài viết trên đây. Bạn sẽ có thêm một cách đơn giản để chuyển đổi tài liệu sang PDF một cách đơn giản. Hãy để lại bình luận bên dưới bài viết nếu bạn cần trao đổi thêm với tôi nhé.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *